Do You Speak Odoo-ish? Guida pratica alla tassonomia Odoo

💬Ti sei mai chiesto perché “opportunità” e “lead” non siano esattamente sinonimi nel modulo CRM di Odoo?

Se lavori nel mondo dell’ERP e sei già passato da un software all’altro, sai bene quanto sia cruciale comprendere a fondo la tassonomia del nuovo strumento che hai tra le mani. 

🚀 Perché questa guida è indispensabile?

Perché un buon consulente funzionale sa che il primo ostacolo da superare con il cliente è anche terminologico. 

Ogni modulo di Odoo - come per esempio CRM, Vendite, Acquisti, Progetti, Magazzino- ha un proprio linguaggio specifico. 

Se non sei già fluente in “Odoo-ish,” rischi di perdere tempo e, soprattutto, di confondere i tuoi utenti finali.

Modulo CRM: Gestione di Lead e Opportunità

Lead vs. Opportunità:

• Lead: In Odoo, un lead rappresenta un potenziale cliente che ha mostrato interesse per i tuoi prodotti o servizi, ma che non è stato ancora qualificato. È un punto di partenza, una “manifestazione d'interesse” che può provenire da diverse fonti: una richiesta di informazioni, una visita al tuo stand in una fiera, un contatto tramite il sito web, ecc.
• Opportunità: Una volta che il lead è stato qualificato, diventa un’opportunità. Questa fase rappresenta un potenziale affare concreto, in cui si cominciano a delineare le esigenze del cliente, le possibili soluzioni da offrire e le probabilità di chiusura della vendita.

Pipeline di Vendita:

• La pipeline di Odoo permette di visualizzare e gestire facilmente le opportunità. È suddivisa in diverse fasi personalizzabili (come Nuovo, Qualificato, Proposta Inviata, Negoziazione, ecc.), ciascuna delle quali rappresenta uno step nel processo di vendita.

Attività di Follow-up:

• In Odoo CRM, le attività di follow-up sono cruciali per mantenere il contatto con i potenziali clienti. Queste attività possono includere chiamate, email, riunioni, e sono tutte tracciabili e programmabili direttamente all'interno dell'opportunità.

Modulo Vendite: Dal Preventivo all’Ordine di Vendita

Preventivi:

• Il preventivo (o quotazione) è il documento che invii al cliente per dettagliare i termini della vendita proposta, inclusi i prodotti, i prezzi, le quantità e le condizioni di pagamento. In Odoo, i preventivi possono essere generati direttamente dall'opportunità nel CRM, facilitando la continuità del processo di vendita.

Ordini di Vendita:

• Quando un preventivo viene accettato, diventa un ordine di vendita. Questo passaggio è cruciale perché trasforma la proposta in un impegno vincolante. L’ordine di vendita attiva anche i processi successivi, come la gestione delle spedizioni e la fatturazione.

Fatturazione:

• Una volta che l’ordine di vendita è stato confermato e i prodotti o servizi sono stati consegnati, si procede alla fatturazione. Odoo permette di generare fatture automaticamente a partire dagli ordini di vendita, con diverse opzioni di pagamento e termini, facilitando una gestione trasparente e accurata delle finanze.

Modulo Acquisti: Dalla Richiesta di Offerta all’Ordine di Acquisto

Richiesta di preventivo (RDP):

• Una richiesta di preventivo (RDP) è un documento formale che invii ai tuoi fornitori per richiedere un preventivo per i prodotti o servizi di cui hai bisogno. In Odoo, è possibile gestire l’intero ciclo di approvvigionamento.

Ordini di Acquisto:

• Una volta accettata l'offerta di un fornitore, la RDP viene convertita in un ordine di acquisto. Questo documento vincola il fornitore a consegnare i prodotti o servizi concordati alle condizioni stabilite.

Ricezione e Controllo Qualità:

• Dopo aver emesso un ordine di acquisto, Odoo ti permette di monitorare la ricezione dei beni e di gestire eventuali controlli qualità. Questa fase è essenziale per assicurarti che ciò che hai ordinato corrisponda esattamente a ciò che ricevi.

Come nel caso delle Vendite anche per gli Acquisti non abbiamo documenti distinti ma stati differenti di un unico.

Modulo Progetti: Attività e Task

Spesso i tuoi clienti potranno confondersi tra attività di progetto e attività.

Ricorda:

• Task: In Odoo, una task rappresenta un’unità di lavoro assegnata all’interno di un progetto. Le task sono specifiche, con una chiara descrizione del lavoro da svolgere, una scadenza, e spesso delle persone responsabili della loro esecuzione. Ad esempio, nel contesto di un progetto di sviluppo software, una task potrebbe essere "Implementare la funzione di login utente".
• Activities: Le activities in Odoo, invece, sono azioni specifiche che devono essere eseguite all'interno di un modulo. Sono più piccole e dettagliate rispetto alle task, e possono includere chiamate, riunioni, email, e promemoria. Ad esempio, nel contesto della task "Implementare la funzione di login utente", un’activity potrebbe essere "Chiamare il cliente per confermare i requisiti di sicurezza".

Gestione del Progetto:

• Odoo offre una gestione del progetto visiva e intuitiva, grazie alla vista Kanban e Gantt, che ti permette di monitorare l’avanzamento delle task. Le milestones possono essere utilizzate per suddividere il progetto in fasi chiave, ognuna delle quali può contenere più task.

Allocazione delle Risorse:

• È importante anche tenere traccia del tempo e delle risorse allocate a ogni task. In Odoo, è possibile registrare il tempo speso su ogni task, associando costi specifici e generando report dettagliati che possono essere utilizzati per la fatturazione o l'analisi dei costi.

Modulo Magazzino: Movimenti di Magazzino, Location e Operazioni

Movimenti di Magazzino:

• Un movimento di magazzino in Odoo rappresenta lo spostamento fisico di merci all'interno, fuori o tra i tuoi magazzini. Ogni movimento è tracciato e può essere generato automaticamente in risposta a un ordine di vendita, un ordine di acquisto o un trasferimento interno.

Location:

• Le location in Odoo rappresentano i luoghi fisici o non all'interno del magazzino dove i prodotti vengono stoccati. Una location può essere un’intera area di stoccaggio, uno scaffale specifico o anche una sezione di uno scaffale. La gestione delle location permette di ottimizzare lo spazio di magazzino e garantire che i prodotti siano facilmente reperibili. Odoo supporta anche location virtuali per la gestione di resi, prodotti in transito o scarti.

Tipologie di Operazioni di Magazzino:

• In Odoo, le operazioni di magazzino rappresentano le diverse attività che coinvolgono il movimento delle merci. Ogni operazione è legata a uno o più movimenti di magazzino e può essere automatizzata o manuale a seconda delle esigenze aziendali. 

​ ​Le principali tipologie di operazioni sono:

1. • Ricevimento Merci (Receipts):
     Questa operazione si verifica quando i prodotti arrivano al magazzino. È il processo di accettazione e registrazione delle merci ricevute da un fornitore o da un altro magazzino. Il ricevimento merci in Odoo può essere collegato a un ordine di acquisto e include spesso la verifica delle quantità e la qualità dei prodotti.
   • Spedizioni (Deliveries):
     La spedizione è l'operazione di preparazione e invio delle merci ai clienti in risposta a un ordine di vendita. In Odoo, la spedizione coinvolge il prelievo delle merci dalla location di stoccaggio, il loro imballaggio e la gestione della documentazione necessaria per il trasporto.
   • Trasferimenti Interni (Internal Transfers):
     I trasferimenti interni sono operazioni di spostamento di merci tra diverse location all'interno dello stesso magazzino o tra magazzini diversi appartenenti alla stessa azienda. Questa operazione è utile per organizzare meglio lo spazio di stoccaggio o per preparare le merci per ulteriori lavorazioni.
   • Produzione (Manufacturing Operations):
     In contesti produttivi, le operazioni di magazzino includono il prelievo di materiali per la produzione (prelievo materiali) e il trasferimento dei prodotti finiti nel magazzino dopo la produzione. Queste operazioni sono integrate con il modulo di produzione di Odoo e aiutano a gestire i flussi di materiali in modo efficiente.
   • Resi (Returns):
     I resi sono operazioni che gestiscono il ritorno delle merci da parte di clienti o a fornitori. Questo tipo di operazione permette di reintegrare le merci nel magazzino, di solito dopo una verifica della loro condizione. I resi possono generare movimenti di magazzino inversi rispetto alle spedizioni o ai ricevimenti originari.

Giacenze e Assegnazioni:

• Le giacenze si riferiscono alla quantità di beni disponibili in magazzino. In Odoo, le giacenze vengono aggiornate automaticamente con ogni movimento di magazzino, permettendoti di avere sempre una visione precisa delle disponibilità. Le assegnazioni invece si riferiscono alla riserva di determinati beni per un ordine specifico, garantendo che non vengano utilizzati per altri scopi.

Lotti e Numeri di Serie:

• Per una gestione più dettagliata, Odoo supporta la tracciabilità tramite lotti e numeri di serie. Questo è particolarmente utile per settori che richiedono un controllo rigoroso, come l'alimentare o il farmaceutico.